Privacyverklaring voor kandidaten

Laatst bijgewerkt op 11 november 2024

Pegasystems, met inbegrip van Pegasystems Inc. en haar gelieerde bedrijven (hierna "wij", "onze" of "ons" genoemd), zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en wordt u erop gewezen hoe en waarom uw gegevens worden gebruikt tijdens het wervingsproces (voor werknemers, contractanten en stagiairs), en hoe lang zij worden bewaard. Het geeft u de informatie die moet worden verstrekt volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Deze verklaring is van toepassing op alle kandidaten in de Europese Unie (EU), het VK en Zwitserland. Voor vragen over deze privacyverklaring verwijzen wij u naar de sectie “Contactgegevens en Klachtenrecht” hieronder.

Verantwoordelijkheid voor uw gegevens
Pegasystems Limited en Pegasystems Inc zijn de ‘verwerkingsverantwoordelijken’ (data controllers) van uw persoonsgegevens met het oog op de verwerking van uw kandidatuur. Voor kandidaten voor functies in:

• Polen is Pegasystems Software Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce ook een verwerkingsverantwoordelijke;
• Duitsland is Pegasystems GmbH ook een verwerkingsverantwoordelijke;
• Frankrijk is Pegasystems France S.A.R.L ook een verwerkingsverantwoordelijke;
• Nederland is Pegasystems B.V. ook een verwerkingsverantwoordelijke; en
• Spanje is Pegasystems, Spain, SL ook een verwerkingsverantwoordelijke.

Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn om te beslissen hoe wij uw persoonsgegevens bewaren en gebruiken als u zich kandidaat stelt voor een functie bij Pegasystems (of dit nu als werknemer, contractant, trainee of stagiair is). 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen, bewaren en gebruiken de volgende categorieën van informatie over u tijdens ons aanwervingsproces:

• Uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
• De informatie die u ons heeft verstrekt in uw cv en begeleidende brief
• Alle aanvullende informatie die u ons verstrekt ter ondersteuning van uw aanvraag
• Informatie verstrekt als resultaat van een assessment door een derde partij
• Gegevens die u heeft verstrekt bij het aanmaken van een profiel op onze externe vacature-website
• Informatie uit interviews en screenings die u heeft
• Details over het soort functie waarnaar u op zoek bent, huidig salaris (indien relevant) en salarisverwachtingen, en andere primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, of andere functievoorkeuren
• Details over hoe u gehoord heeft over de functie waarop u solliciteert
• Referentie-informatie en/of informatie afkomstig van achtergrondcontroles, veiligheidsmachtigingen waarover u beschikt, met inbegrip van informatie verstrekt door derden
• Informatie met betrekking tot eerdere sollicitaties en/of arbeidsverleden bij ons
• Informatie over eventuele door u behaalde beroepscertificaten
• Indien wij u een vergoeding van de door u gemaakte kosten in verband met het aanwervingsproces aanbieden en u een dergelijk aanbod aanvaardt - informatie die nodig is voor het uitvoeren van een dergelijke vergoeding;
• Informatie die betrekking heeft op uw recht om te werken of in aanmerking te komen voor een stage/traineeship, waaronder uw nationaliteit, of staatsburgerschap, voor visumdoeleinden
• CCTV-beelden wanneer u onze vestigingen bezoekt.

Ook kunnen wij de volgende “speciale categorieën” of gevoeligere persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken:

• Gegevens over uw nationale herkomst, indien relevant voor visumdoeleinden
• Medische of gezondheidsinformatie, indien relevant
• Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten indien dit vereist is voor de functie en wettelijk is toegestaan (alleen in het VK)
• Gegevens in verband met diversiteitsmonitoring indien u ervoor kiest deze vrijwillig met ons te delen en alleen voor zover de wet dit toestaat

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonlijke informatie over kandidaten uit de volgende bronnen:

• U (de kandidaat)
• Onze provider voor achtergrondcontroles voor functies in alle landen behalve Polen, van wie we de volgende soorten gegevens verzamelen: 
  • Vijf jaar activiteitengeschiedenis (waaronder arbeidsgeschiedenis)
  • Hoogste opleidingsniveau
  • Adresverificatie
• Onze rekruteringsdiensten met wie wij samenwerken
• De aanbieders van recruitment-assessments waarmee wij samenwerken
• De door u genoemde referentiepersonen, van wie wij de bevestiging van uw functie en de data van tewerkstelling verzamelen
• Elke externe aanbieder die namens ons een functie adverteert
• Informatie over u, met inbegrip van uw contactgegevens, uw profiel en CV (indien beschikbaar) uit de volgende openbaar toegankelijke bronnen: LinkedIn, Xing, , No Fluff Jobs, justjoinit, Indeed en Glassdoor

Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken de over u verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden:

• Beoordeel uw vaardigheden, kwalificaties, gedrag op de werkplek en uw geschiktheid voor de functie waarvoor u in aanmerking komt, of voor andere relevante functies die wij hebben
• Uitvoeren van achtergrond- en referentiecontroles, indien van toepassing
• Communicatie met u over het aanwervingsproces, inclusief, in voorkomend geval, om u te informeren over andere potentiële carrièremogelijkheden bij ons
• Interviews plannen, met behulp van een AI-toepassing van een externe leverancier
• Opstellen van dossiers over ons aanwervingsproces
• U te helpen met het verkrijgen van een immigratievisum of werkvergunning indien nodig
• Evalueren van onze aanwervingspraktijken, inclusief diversiteitsmonitoring
• Vergoeden van de kosten die u heeft gemaakt in verband met het aanwervingsproces (indien van toepassing)
• Voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten

Als u een functie bij ons aanvaardt, wordt de informatie die verzameld is tijdens het aanwervingsproces, onderdeel van uw personeelsdossier.
Het is uw verantwoordelijkheid om toestemming te verkrijgen van referentiepersonen voor de verwerking van hun persoonlijke gegevens alvorens deze aan ons te verstrekken.

Hoe gebruiken wij gevoelige gegevens?
Wij gebruiken uw gevoelige gegevens op de volgende manieren, indien relevant:

• Wij zullen informatie over de aard van uw handicap gebruiken om na te gaan of wij u redelijke aanpassingen moeten aanbieden tijdens het aanwervingsproces
• Indien relevant kunnen we informatie over uw nationale herkomst gebruiken voor visum- en immigratiedoeleinden
• Wij zullen informatie over strafrechtelijke veroordelingen gebruiken voor functies waarbij een hoge mate van vertrouwen en integriteit van belang is en functies waarbij dit een klantvereiste is (alleen in het VK)
• Wij zullen gegevens in verband met diversiteitsmonitoring alleen gebruiken voor zover de wet dat toestaat

We mogen alleen informatie betreffende strafrechtelijke veroordelingen gebruiken wanneer de wet dat toestaat. Wij beschikken over adequate waarborgen bij de verwerking van deze gegevens die wettelijk vereist zijn.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens en gevoelige gegevens
Onze rechtsgrondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens omvat verwerking die noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, met inbegrip van de hierboven beschreven verwerkingsactiviteiten voor ons aanwervingsproces. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken om onze legitieme belangen te behartigen, nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze legitieme belangen niet zwaarder wegen dan uw grondrechten.
Onze rechtsgrondslag om uw gevoelige gegevens te verwerken omvat verwerking die gebaseerd is op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken met het oog op rekrutering. U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming voor deze verwerking in te trekken. Om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen via [email protected]. Zodra wij uw verklaring hebben ontvangen dat u uw toestemming heeft ingetrokken, wordt u uit ons aanwervingsproces teruggetrokken en zullen wij, afhankelijk van ons bewaarbeleid, uw gegevens veilig verwijderen, tenzij we een andere rechtsgrondslag hebben om ze wettelijk te verwerken.

Als u geen persoonsgegevens verstrekt
Als u op verzoek geen informatie verstrekt die wij nodig hebben om uw sollicitatie in overweging te nemen, kunnen wij u niet vooruithelpen in ons aanwervingsproces. Als wij bijvoorbeeld een referentie nodig hebben voor deze functie en u ons geen relevante gegevens verstrekt, kunnen wij uw kandidatuur niet verder behandelen.

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Er zal geen besluit met juridische of anderszins belangrijke gevolgen voor u worden genomen uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming.

DELEN VAN GEGEVENS
In welke gevallen delen wij uw gegevens met derden?
Wij delen uw gegevens met andere bedrijven in de Pegasystems-groep en met een beperkt aantal leden van onze HR-, IT- en financiële afdelingen. Daarnaast, indien van toepassing, met onze provider van achtergrondonderzoek en onze providers van recruitmentservices. Al ons externe providers en andere entiteiten in de groep zijn verplicht adequate beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Wij staan hen alleen toe uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies te gebruiken. 
Wij kunnen ook verplicht zijn uw gegevens bekend te maken aan externe derden zoals lokale arbeidsdiensten, hoven en rechtbanken, regelgevende en/of rechtshandhavingsinstanties om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of in reactie op juridische procedures. Voor stages en traineeships kunnen we ook verplicht zijn uw gegevens te delen met relevante onderwijsinstellingen om te voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.

Informatie overdragen buiten EU/Verenigd Koninkrijk/Zwitserland
Wij zullen sommige van de persoonlijke gegevens die wij over u verzamelen, doorgeven aan de volgende landen buiten de EU: VS, VK, India, en Zwitserland indien een deel van het wervingsteam daar gevestigd is. Behalve voor Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk is er geen besluit van de Europese Commissie inzake de geschiktheid van deze landen, hetgeen betekent dat de landen waarnaar wij uw gegevens doorgeven, niet geacht worden een passend beschermingsniveau te bieden voor uw persoonsgegevens.
Om er echter voor te zorgen dat uw persoonsgegevens een passend beschermingsniveau krijgen, hebben we met deze entiteiten buiten de EU intercompany-overeenkomsten gesloten met modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), en dit mechanisme is goedgekeurd door de Europese Commissie om passende bescherming te bieden. Pegasystems Inc. heeft de naleving van het Data Privacy Framework Program beschreven in het gedeelte 'Data Privacy Framework'.

GEGEVENSBEVEILIGING
Wij hebben adequate beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of geraadpleegd worden op een ongeoorloofde manier, gewijzigd of openbaar gemaakt. Daarnaast beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers, contractanten en andere derden op basis van een strikt “need-to-know”-principe. Zij verwerken uw persoonsgegevens alleen op onze instructies en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

BEWAREN VAN GEGEVENS
Hoelang gebruiken wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en ons bewaarbeleid. Wij bewaren uw gegevens voor de periode die nodig is om te voldoen aan de wettelijke vereisten. Na deze periode zullen we uw persoonsgegevens veilig vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
Als wij uw persoonsgegevens willen bewaren op basis van het feit dat in de toekomst een nieuwe kans kan ontstaan en wij u daar eventueel voor willen overwegen, zullen wij afzonderlijk contact met u opnemen om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen om uw gegevens op basis daarvan voor een bepaalde periode te bewaren.

RECHT OP INZAGE, RECTIFICATIE, VERWIJDERING, BEPERKING EN OVERDRAAGBAARHEID 
Uw verantwoordelijkheid om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen
Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren correct zijn. Houd ons op de hoogte als uw persoonsgegevens wijzigen tijdens het aanwervingsproces dat u bij ons doorloopt.

Uw rechten in verband met persoonsgegevens
In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving kunt u de volgende rechten hebben:

• Verzoek om toegang tot uw persoonsgegevens. Dit is uw recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die we van u hebben en om te controleren dat we deze rechtmatig verwerken
• Verzoek om rectificatie van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit is uw recht om onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die wij van u hebben te corrigeren.
• Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit is uw recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er voor ons geen goede reden is om deze verder te verwerken. U heeft ook het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen indien u gebruik heeft gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking (zie hieronder).
• Bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als wij uitgaan van een gerechtvaardigd belang (of die van een derde partij) en u op grond van uw bijzondere situatie bezwaar wilt maken tegen de verwerking op grond hiervan. 
• Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is uw recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen.
• Verzoek om overdracht van uw persoonsgegevens naar uzelf of een andere partij (het recht op overdraagbaarheid).

Als u uw persoonsgegevens wilt controleren, verifiëren of corrigeren, als u een verzoekt indient ze te laten verwijderen, als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of als u vraagt een kopie van uw persoonsgegevens naar een derde over te dragen, neem dan contact op via [email protected].

Gewoonlijk zijn er geen kosten
U hoeft geen vergoeding te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen u echter wel een redelijke vergoeding vragen indien uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. Als alternatief kunnen we in deze omstandigheden weigeren aan het verzoek te voldoen.

Wat hebben wij nodig van u?
Het kan zijn dat wij specifieke informatie van u moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en om uw recht op toegang tot de informatie (of het uitoefenen van een van uw andere rechten) te waarborgen. Dit is een bijkomende beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden verstrekt aan personen die niet het recht hebben deze te ontvangen.

CONTACTGEGEVENS EN UW KLACHTENRECHT
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen op [email protected]. 
U heeft het recht om te allen tijde een klacht in te dienen bij de desbetreffende toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties in het land waar u gevestigd bent.

Data Privacy Framework
Pegasystems Inc. voldoet aan het EU-VS Data Privacy Framework ("EU-VS DPF") en de uitbreiding voor het VK van het EU-VS DPF en het Zwitserland-VS Data Privacy Framework ("Zwitserland-VS DPF" zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van handel. Pegasystems Inc. heeft verklaard aan het Amerikaanse ministerie van handel dat zij zich houdt aan:

• de EU-VS principes van het Data Privacy Framework (EU-VS DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die worden ontvangen uit de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk op grond van het EU-VS DPF en de uitbreiding voor het VK van het EU-VS DPF; en
• de Zwitserland-VS principes van het Data Privacy Framework (Zwitserland-VS DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die worden ontvangen uit Zwitserland op grond van het Zwitserland-VS DPF

Als er een conflict is tussen de voorwaarden van deze privacyverklaring en de EU-VS DPF-principes en/of Zwitserland-VS DPF-principes, zijn de principes van toepassing. Ga naar https://www.dataprivacyframework.gov/ voor meer informatie over het DPF-programma en om de verklaring van Pegasystems Inc. te bekijken.

In overeenstemming met het EU-VS DPF en de uitbreiding voor het VK van het EU-VS DPF en het Zwitserland-VS DPF, verbindt Pegasystems Inc.zich ertoe samen te werken en te voldoen aan het advies van het panel dat is opgericht door de gegevensbeschermingsautoriteiten van de EU, (DPA's) het Information Commissioner's Office (ICO) van het Verenigd Koninkrijk en de Federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie in Zwitserland (FDPIC) met betrekking tot onopgeloste klachten over onze verwerking van persoonsgegevens die zijn ontvangen op grond van het EU-VS DPF en de uitbreiding voor het VK van het EU-VS DPF en het Zwitserland-VS DPF.

Pegasystems Inc. blijft aansprakelijk voor al uw persoonsgegevens die op grond van het Onward Transfer Principle worden gedeeld met derden voor externe verwerking namens ons, zoals hierboven is beschreven. Pegasystems Inc. is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC). In sommige gevallen biedt het Data Privacy Framework het recht om bindende arbitrage in te schakelen voor het oplossen van klachten die niet op andere manieren kunnen worden opgelost, zoals is beschreven in bijlage I bij de principes van het Data Privacy Framework: https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Status en wijzigingen van deze verklaring
Deze verklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst of andere dienstverleningsovereenkomst. We kunnen deze verklaring te allen tijde bijwerken en wijzigingen zullen op deze pagina verschijnen.