Workflow-Automatisierung
Arbeiten Sie intelligenter dank mehr Effizienz und höherer Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bringt Menschen und Informationen zusammen, die für eine vollständige und korrekte Erledigung von Arbeit erforderlich sind – und zwar jedes Mal von Anfang an. Sie setzt Informationen in Maßnahmen um, indem sie Daten abruft, den aktuellen Bedarf analysiert und die beste Antwort zu diesem Zeitpunkt liefert.
Als Teil einer Low-Code-Plattform für die Verwaltung von Arbeit in Unternehmen hilft Ihnen Workflow-Automatisierung, effizienter zu arbeiten, schnellere, bessere und genauere Entscheidungen zu treffen sowie schnell aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.
Vergleich zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung
Prozess- und Workflow-Automatisierung setzen beide auf Prozessoptimierung, sie unterscheiden sich aber beim Umfang und bei den Schwerpunkten.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ist eine ganzheitliche Unternehmenstransformationen mit diesen Aspekten:
- Besteht überlicherweise aus einer größeren Bandbreite an Unternehmensprozessen
- Umfasst strategische Planung und Entscheidungsfindung
- Entspricht einer strategischen Orchestrierung, die Unternehmensziele mit automatisierten Prozessen koordiniert
Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist dagegen eine gezielte Verbesserung auf Aufgabenebene mit diesen Aspekten:
- Fokus auf bestimmte Schritte in einem Prozess
- Betont den Aufgabenablauf zwischen Teammitgliedern
- Ist eine agile, taktische Löschung für das Tagesgeschäft mit einem detaillierten Einblick in individuelle Aufgaben
Beide Ansätze sind extrem wertvoll, aber die Entscheidung für einen davon hängt von den individuellen Zielen Ihres Unternehmens ab.
Warum sollten Sie Workflow-Automatisierung nutzen?
Mit Workflow-Automatisierung können Unternehmen ihr volles Potenzial entfalten. Dieses leistungsstarke Tool optimiert Prozesse und steigert die Effizienz, was viele Vorteile mit sich bringt:
- Weniger manuelle Fehler durch Automatisierung repetitiver Aufgaben für mehr Genauigkeit und Konsistenz
- Schnellere Aufgabenerledigung, wodurch Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern durch Bereitstellung einer zentralen Kommunikations- und Aufgabenverwaltungsplattform
- Verbesserung der Transparenz, mit der Stakeholder den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und Anpassungen vornehmen können, wenn sich die Prozessanforderungen ändern
Unternehmen können ihre Produktivität steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da die Automatisierung von Arbeitsabläufen den Teams die Möglichkeit gibt, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Auch die Einhaltung von Vorschriften wird erleichtert, indem die Prozesse den festgelegten Standards entsprechen. Verabschieden Sie sich von Engpässen und Verzögerungen und freuen Sie sich auf einen nahtlosen, optimierten Betrieb, der Ihr Unternehmen voranbringt.
So profitieren Sie von intelligenten Workflows
Fördern Sie durchgehend gute Geschäftsergebnisse, erzielen Sie aussagekräftige Resultate und bleiben Sie gerüstet für die Zukunft.
Kundenfallstudien
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Arten der Workflow-Automatisierung
Onboarding-Beziehungen
Automatisieren und optimieren Sie Arbeitsabläufe mit neuen Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern, um Ihre Betriebskosten zu senken, die Genauigkeit zu steigern und schon ab der ersten Interaktion Vertrauen und Kundenbindung aufzubauen.
Kundenbetreuung
Automatisieren und orchestrieren Sie alle Service-Journeys, unabhängig davon, wo Sie mit Kunden interagieren. Durch die richtige Verknüpfung von Mitarbeitern, Daten und Systemen erzielen Sie bessere, konsistente Ergebnisse, die zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führen.
Effizienter Betrieb
Führen Sie Prozesse schnell und präzise aus und steigern Sie gleichzeitig die Kosteneffizienz. Die Standardisierung von Prozessen vereinfacht und verbessert auch die Kunden- und Mitarbeitererlebnisse.
Richtig mit Erwartungen umgehen
Prognostizieren Sie Ausnahmen und erkennen Sie Anomalien, die durch Automatisierung behoben werden können. So kann Ihr Unternehmen in Echtzeit reagieren, Vertrauen bei den Kunden aufbauen und die Erlebnisse für alle verbessern.
Unternehmen stärken
Arbeiten Sie schneller und passen Sie sich an unvorhergesehene Änderungen an, indem Sie neben Workflow-Automatisierung auch Low-Code-Anwendungsentwicklung einsetzen. Auf diese Weise können alle Beteiligten die Arbeitsabläufe nach Bedarf anpassen und die richtigen Personen während des gesamten Entwicklungsprozesses zusammenbringen.
Geschäftsregeln
Automatisiert Prozesse in einer Geschäftsanwendung
Entscheidungsfindung
Nutzt KI zur Optimierung von Erlebnissen in allen Kanälen
Case Management
Verwaltet komplexe menschliche und maschinelle Arbeit
Robotic Process Automation (RPA)
Software-Bots für die Automatisierung von Arbeit
Chatbots und virtuelle Assistenten
Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern, Bots und mehr
Die Zukunft der Workflow-Automatisierung
Die Zukunft des Geschäftslebens hängt von effizienten, anpassungsfähigen Prozessen ab und die Automatisierung von Arbeitsabläufen steht bei dieser Entwicklung an vorderster Front. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden sich nahtlos in Workflow-Systeme integrieren lassen und so vorausschauende Analysen und datengesteuerte Entscheidungen ermöglichen. Workflow-Automatisierung wird sich in dem Maße weiterentwickeln, in dem Unternehmen nach größerer Flexibilität streben, um sich an dynamische, sich ständig verändernde Umgebungen anzupassen.
Intelligente Bots werden an der Seite von Menschen arbeiten, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern, Routineaufgaben zu automatisieren und es menschlichen Fachkräften zu ermöglichen, sich auf Kreativität und Innovationen zu konzentrieren. Rechnen Sie mit einem stärker personalisierten Benutzererlebnis, da die Arbeitsabläufe auf individuelle Präferenzen zugeschnitten werden.
Die Zukunft der Workflow-Automatisierung zielt nicht nur auf Effizienz ab, sondern auch auf eine Arbeitsumgebung, die reaktionsschnell und intelligent ist und den sich wandelnden Bedürfnissen moderner Arbeitskräfte gerecht wird. Da immer mehr Unternehmen neue Technologien und Lösungen integrieren, ebnet die Workflow-Automatisierung den Weg für Unternehmen, um besser mit Kunden zu interagieren und Mitarbeiter zu befähigen, eine noch nie dagewesene Flexibilität bei Geschäftsprozessen zu schaffen.
Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Automatisierung
Die verschiedenen Arten der Workflow-Automatisierung sind auf bestimmte Anforderungen und Herausforderungen ausgerichtet, z. B. auf die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, die Betreuung von Kunden, den effizienten Betrieb und die Verwaltung von Ausnahmen.
Zu den gängigen Arten der Workflow-Automatisierung gehören die Automatisierung von Kundensupport-Workflows, Compliance-Workflows, Dokumenten-Workflows, Aufgaben, Prozessen und Vertriebs-Workflows sowie das Prozessmanagement.
Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung sind eng verwandte Konzepte, die sich jedoch auf leicht unterschiedliche Aspekte der Rationalisierung und Optimierung von Geschäftsabläufen beziehen.
Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Koordination von Aufgaben und den Informationsfluss zwischen Menschen, Systemen und Daten, während sich Prozessautomatisierung auf die Automatisierung einer bestimmten Reihe von Aktionen konzentriert, um die Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Während es bei der Workflow-Automatisierung um die Koordination von Aufgaben geht, befasst sich die Prozessautomatisierung mit der Automatisierung bestimmter Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses.
Beispiele für Workflow-Automatisierung sind das Filtern und Sortieren von E-Mails, die Auftragsabwicklung, das Mitarbeiter-Onboarding, die Veröffentlichung von Beiträgen in sozialen Medien, die Rechnungsverarbeitung, die Softwarebereitstellug und die Bestandsverwaltung.
Zur Einrichtung eines reibungslosen Workflow-Prozesses sind einige Schritte zu beachten:
- Prozessanalyse: Sehen Sie sich alle Aspekte des bestehenden Workflows an. Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben, Entscheidungspunkte, Abhängigkeiten und Engpässe, die automatisiert werden können. Legen Sie die Ziele der Automatisierung fest, z. B. Fehlerreduzierung, Zeitersparnis, Effizienzsteigerung usw.
- Objektdefinition: Definieren Sie klar die Ziele und gewünschten Ergebnisse des automatisierten Workflows. Bestimmen Sie Meilensteine für Erfolge und wie Sie diese messen werden.
- Auswahl der Automatisierungstools: Wählen Sie passende Automatisierungstools und -technologien aus. Hier sind einige Beispiele:
- Robotic Process Automation (RPA) Tools für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben auf Ebene der Benutzeroberfläche.
- Plattformen für Workflow-Automatisierung, mit denen Sie komplexe Workflows mit Integrationen gestalten und managen können.
- Skript- oder Programmiersprachen für kundenspezifische Automatisierung.
- APIs und Integrationsplattformen zur Verknüpfung von Systemen und Services.
- Workflow-Design: Gestalten Sie den automatisierten Workflow. Dazu gehört die Erstellung einer visuellen Darstellung des Prozesses, einschließlich der Entscheidungspunkte, Aktionen, Eingaben, Ausgaben und möglichen Ausnahmen.
- Automatisierung implementieren: Je nach den gewählten Tools kann die Automatisierung folgendermaßen implementiert werden:
- Konfiguration von RPA-Bots zur Nachahmung menschlicher Handlungen bei der Interaktion mit Softwareanwendungen.
- Erstellung von Workflows mithilfe von Drag-and-Drop-Schnittstellen, die von Workflow-Automatisierungsplattformen bereitgestellt werden.
- Schreiben von Skripten oder Code zur Automatisierung von Aufgaben, zur Integration von Systemen und zur Verarbeitung von Entscheidungslogik.
- Datenintegrationen: Wenn bei Ihrem Prozess Daten aus mehreren Quellen relevant sind, stellen Sie eine richtige Integration sicher. Nutzen Sie APIs, Datenbankverbindungen, Datei-Import/Export usw. für den nahtlosen Datenaustausch.
- Tests: Testen Sie den automatisierten Workflow gründlich. Simulieren Sie verschiedene Szenarien, Grenzfälle und Fehlerbedingungen, um sicherzustellen, dass sich die Automatisierung wie erwartet verhält. Beheben Sie alle aufkommenden Probleme oder Bugs.
- Bereitstellung: Bringen Sie den automatisierten Workflow in die Produktionsumgebung. Überwachen Sie ihn in der Anfangsphase genau, um eventuelle unvorhergesehene Probleme zu lösen.
- Skalieren und erweitern: Sobald der erste Workflow erfolgreich automatisiert ist, sollten Sie die Automatisierung auf andere ähnliche Prozesse ausweiten.
Es darf nicht vergessen werden, dass eine erfolgreiche Workflow-Automatisierung eine sorgfältige Planung, die Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Teams und die Bereitschaft zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen erfordert.
Workflow-Automatisierung und RPA sind beides Ansätze zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrem Automatisierungsgrad. Workflow-Automatisierung ist ein umfassenderer Ansatz, der die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende beinhaltet, einschließlich menschlicher Aufgaben und Entscheidungen. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus regelbasierter Entscheidungsfindung, Prozessorchestrierung und menschlichem Workflow-Management.
RPA hingegen ist ein stärker fokussierter Ansatz, der die Automatisierung bestimmter Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses beinhaltet. Dabei werden Software-Bots eingesetzt, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die sonst von Menschen ausgeführt würden. Workflow-Automatisierung kann RPA beinhalten, umfasst aber auch andere Arten der Automatisierung, wie z. B. die Automatisierung von Entscheidungen und Case Management. RPA ist eine Untergruppe der Workflow-Automatisierung, die sich speziell auf die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben konzentriert.