Nota de privacidad del candidato según el RGPD

Última actualización: 17 de mayo de 2024

Pegasystems, incluidos Pegasystems Inc. y sus filiales (“nosotros”, “nuestro” o “nos”), se compromete a proteger la privacidad y seguridad de su información personal. Este aviso de privacidad expone cómo recopilamos sus datos personales y le informa sobre cómo y por qué se utilizarán sus datos durante el proceso de contratación (para empleados, contratistas y becarios), y cuánto tiempo se conservarán. Se aplica a todos los candidatos de la Unión Europea (UE), Reino Unido y Suiza. Le proporciona la información que debe facilitarse en aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Si tiene cualquier duda en relación con este aviso de privacidad, consulte más abajo la sección «Datos de contacto y sus derechos de reclamación».

Responsabilidad de su información
Pegasystems Limited y Pegasystems Inc actúan como «controladores de datos» de su información personal con la finalidad de procesar su candidatura. Para aquellos candidatos cuyos puestos que se deban cubrir estén en:

• Polonia, Pegasystems Software Limited sp. Zoo. Oddzial w Polsce también actúa como controlador de datos;
• Alemania y Suiza, Pegasystems GmbH también actúa como controlador de datos;
• Francia, España e Italia, Pegasystems France S.A.R.L también actúa como controlador de datos; y
• Países Bajos, Suecia y Bélgica, Pegasystems B.V. también actúa como controlador de datos.

Por lo tanto, somos responsables de decidir cómo conservamos y usamos su información personal como candidato para un puesto en Pegasystems (ya sea como empleado o como contratista).

Tipos de datos que conservamos sobre usted
Durante nuestro proceso de contratación, recopilamos, almacenamos y utilizamos las siguientes categorías de datos sobre usted:

• Su nombre, dirección postal, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros datos de contacto.
• La información que nos ha proporcionado en su curriculum vitae y en su carta de presentación.
• Cualquier información adicional que nos proporcione adjunta en una solicitud.
• La información incluida en su perfil procedente de nuestro sitio externo de oportunidades laborales.
• Información extraída de las entrevistas y los procesos de selección que realice.
• Detalles del tipo de puesto de trabajo que está buscando, salario actual (si corresponde) y expectativas salariales, así como otras condiciones relacionadas con los paquetes de compensación y beneficios u otras preferencias de trabajo.
• Detalles acerca de cómo se enteró del puesto para el que se presenta.
• Información de referencia y/o información recibida de las verificaciones de antecedentes, autorizaciones de seguridad que usted posee, incluida la información proporcionada por terceros.
• Información relacionada con cualquier historial de contratación o empleo anterior con nosotros.
• Información sobre las certificaciones profesionales que posea.
• En el caso de que usted haya aceptado el reembolso que ofrecemos por los costes que usted haya tenido que pagar en relación al proceso de contratación, la información necesaria para llevar a efecto dicho reembolso.
• Información relevante para su permiso de trabajo, incluida la nacionalidad o la ciudadanía, o si es usted apto para optar a un adiestramiento/formación práctica con fines de visado.
• Grabaciones de TV de circuito cerrado de su visita a nuestras instalaciones.

Asimismo, podemos recopilar, almacenar y utilizar las siguientes «categorías especiales» de información personal más confidencial:

• Información sobre su nacionalidad, cuando sea relevante para fines de visado.
• Información médica o de salud, si corresponde.
• Información sobre condenas e infracciones penales cuando sea necesaria para la posición y esté legalmente permitida (sólo en el Reino Unido).
• Datos relacionados con el reconocimiento de la diversidad si decide compartirlos voluntariamente con nosotros y sólo en la medida permitida por la ley.

¿Cómo se recopila su información personal?
Recopilamos la información personal de los candidatos de las siguientes fuentes:

• Usted (el candidato);
• Nuestro proveedor de verificación de antecedentes para los puestos de trabajo en todos los países, excepto Polonia, de quien recopilamos las siguientes categorías de datos:
  • Cinco años de historial de actividad (incluido el historial laboral)
  • Nivel académico más alto
  • Verificación de la dirección
• Los proveedores del servicio de contratación con quienes cooperamos;
• Sus referencias, de quienes recopilamos la confirmación de su puesto de trabajo y las fechas de empleo;
• Cualquier proveedor externo que anuncie un puesto de trabajo en nuestro nombre;
• Información sobre usted, incluidos sus datos de contacto, su perfil y su CV (si está disponible) de las siguientes fuentes públicas: LinkedIn, Xing, No Fluff Jobs, justjoinit, Indeed y Glassdoor.

Cómo usaremos los datos que disponemos sobre usted
Utilizaremos la información que recopilamos sobre usted para:

• Evaluar sus habilidades, calificaciones e idoneidad para el puesto para el que está siendo considerado, u otros puestos relevantes de que disponemos.
• Realizar verificaciones de antecedentes y referencias, cuando corresponda.
• Ponernos en contacto con usted sobre el proceso de contratación, incluido, cuando proceda, informarle sobre otras posibles oportunidades profesionales con nosotros.
• Programación de entrevistas, utilizando una herramienta de IA proporcionada por un proveedor externo.
• Crear registros relacionados con nuestro proceso de contratación.
• Ayudarle a obtener un visado de inmigrante o permiso de trabajo cuando sea necesario.
• Revisar nuestras prácticas de contratación, incluida la supervisión de la diversidad.
• Reembolsarle los costes que le haya supuesto el proceso de contratación (cuando proceda).
• Cumplir con los requisitos legales o reglamentarios.

Si acepta un puesto de trabajo con nosotros, la información recopilada durante el proceso de contratación pasará a formar parte de su historial laboral.
Es responsabilidad suya obtener el consentimiento de sus referencias para el procesamiento de su información personal antes de comunicárnoslas.

Cómo utilizamos los datos confidenciales
Utilizamos sus datos confidenciales de las siguientes maneras, si procede:

• Utilizaremos la información sobre su estado de discapacidad para considerar si necesitamos proporcionarle facilidades adecuadas durante el proceso de contratación.
• Si es relevante, podemos usar información sobre su nacionalidad con fines de visado e inmigración.
• Utilizaremos información sobre antecedentes penales para puestos de trabajo que impliquen un alto grado de confianza e integridad, y para puestos en los que así lo requiera el cliente (únicamente en el Reino Unido).
• Utilizaremos los datos relacionados con el reconocimiento de la diversidad sólo en la medida permitida por la ley.

Solo podemos utilizar información relacionada con antecedentes penales cuando la ley lo permita. Tenemos implementadas las medidas de seguridad necesarias para procesar esta información cuando la ley lo requiera.

Base jurídica para el procesamiento de información personal e información personal confidencial
Nuestra base jurídica para el procesamiento de su información personal incluye el procesamiento requerido para nuestros intereses legítimos, incluidas las actividades de procesamiento descritas anteriormente para nuestro proceso de contratación. Cuando tratamos sus datos personales para satisfacer nuestros intereses legítimos, establecemos las medidas adecuadas para garantizar que sus derechos fundamentales no queden relegados por nuestros intereses legítimos.
Nuestra base jurídica para el procesamiento de su información personal confidencial incluye el procesamiento basado en su consentimiento para que procesemos su información personal con fines de contratación. Tiene derecho a retirar su consentimiento a este procesamiento en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, póngase en contacto con [email protected]. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, se le retirará de nuestro proceso de contratación y, con sujeción a nuestra política de retención, eliminaremos sus datos de forma segura, a menos que tengamos otra base jurídica para procesarlos legalmente.

Si usted no proporciona su información personal
Si no proporciona los datos que se le soliciten, requisito indispensable para que consideremos su solicitud, no podremos avanzar en nuestro proceso de selección de personal. Por ejemplo, si necesitamos una referencia para un puesto de trabajo concreto y no nos proporciona dicha información, no podremos seguir considerando su candidatura.

TOMA DE DECISIONES AUTOMÁTICA
No estará sujeto a decisiones que tengan un impacto legal o similar sobre usted únicamente basándose en la toma de decisiones automatizada.

INTERCAMBIO DE DATOS
¿Por qué motivos podrían compartir mis datos con terceros?
Compartiremos su información con otras empresas del grupo Pegasystems, así como con miembros limitados de nuestros departamentos de recursos humanos, TI y finanzas. Además, si procede, también los compartiremos con nuestro proveedor de verificación de antecedentes y nuestros proveedores del servicio de contratación. Todos nuestros proveedores externos y otras entidades del grupo deben adoptar las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos personales para sus propios fines. Solo les permitimos procesar sus datos personales para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

También se nos puede solicitar que divulguemos sus datos a terceros externos, como autoridades laborales locales, juzgados y tribunales, organismos reguladores u organismos encargados de hacer cumplir la ley con el fin de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables o en respuesta a un procedimiento legal. Para el adiestramiento y la formación práctica es posible que también necesitemos compartir sus datos con las entidades educativas correspondientes para satisfacer las leyes y regulaciones en vigor.

Transferencia de la información fuera de la UE, del Reino Unido o de Suiza
Transferiremos parte de la información personal que recopilemos sobre usted a los siguientes países fuera de la UE: EE.UU., Reino Unido, India y Suiza si alguna parte del equipo de contratación está basada allí. Aparte de Suiza y el Reino Unido, no existe una decisión de adecuación por parte de la Comisión Europea con respecto a esos países, lo que significa que se considera que los países a los que transferimos sus datos no ofrecen un nivel adecuado de protección de su información personal.
Sin embargo, para garantizar que su información personal reciba un nivel adecuado de protección, hemos establecido acuerdos entre empresas, incluidas cláusulas contractuales estándar con esas entidades fuera de la UE, mecanismo aprobado por la Comisión Europea para poder brindar una protección adecuada. En la sección “Marco de privacidad de datos”, se describe el cumplimiento normativo de Pegasystems Inc. con el programa del Marco de privacidad de datos.

SEGURIDAD DE LOS DATOS
Hemos puesto en marcha las medidas de seguridad adecuadas para evitar que su información personal se pierda, se use o se acced a ella accidentalmente de forma no autorizada, alterada o divulgada. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, contratistas y terceros que tengan una necesidad comercial de conocerla. Solo procesarán su información personal con base en nuestras instrucciones y están sujetos a un deber de confidencialidad.

CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
¿Durante cuánto tiempo utilizarán mis datos?
Conservaremos su información de acuerdo con lo dispuesto en la legislación aplicable y nuestra Política de retención. La información la retenemos durante el periodo de tiempo necesario para poder cumplir con los requisitos legales. Después de ese período, la destruiremos de forma segura de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Si deseamos conservar su información personal porque puede surgir otra oportunidad en el futuro y es posible que le tengamos en cuenta para ella, nos pondremos en contacto con usted directamente y le solicitaremos un consentimiento explícito para retener sus datos durante un período fijado sobre esa base.

DERECHOS DE ACCESO, CORRECCIÓN, ELIMINACIÓN, RESTRICCIÓN Y PORTABILIDAD
Su responsabilidad de informarnos de cualquier cambio
Es importante que la información personal que tenemos sobre usted esté actualizada. Le rogamos que nos mantenga informado si su información personal cambia durante el proceso de contratación con nosotros.

Sus derechos en relación con la información personal
De conformidad con la legislación aplicable, usted tiene derecho a:

• Solicitar acceso a su información personal. Lo cual le autoriza a recibir una copia de la información personal que tenemos sobre usted y a verificar que la estamos procesando legalmente.
• Solicitar la corrección de la información personal que tenemos sobre usted. Lo cual le autoriza a corregir cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted.
• Solicitar el borrado de su información personal. Lo cual le autoriza a solicitarnos que eliminemos o retiremos la información personal cuando no exista un motivo razonable para que continuemos procesándola. También tiene derecho a solicitar que eliminemos o retiremos su información personal cuando haya ejercido su derecho a oponerse al procesamiento (véase a continuación).
• Oponerse al procesamiento de su información personal cuando nos basemos en un interés legítimo (o el de un tercero) y haya algo acerca de su situación particular que le lleve a objetar el procesamiento por ese motivo.
• Solicitar la restricción del procesamiento de su información personal. Lo cual le autoriza a solicitarnos que suspendamos el procesamiento de su información personal, por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o el motivo para procesarla.
• Solicitar que le transfiramos su información personal a usted o a otra parte (derecho a la portabilidad).

Si desea revisar, verificar, corregir o solicitar el borrado de su información personal, objetar a su procesamiento o solicitar que transfiramos una copia de esta a otra parte, póngase en contacto con [email protected].

Servicio generalmente gratuito
No tendrá que pagar honorarios para acceder a su información personal (o para ejercer cualquiera de los otros derechos). Sin embargo, podemos cobrarle unos honorarios razonables si su solicitud de acceso es claramente infundada o excesiva. Asimismo, podemos negarnos a cumplir con su solicitud en esas circunstancias.

Qué podemos requerirle
Es posible que tengamos que solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y garantizar su derecho a acceder a los datos (o para ejercer cualquiera de los otros derechos de que dispone). Esta es otra medida de seguridad adecuada para garantizar que la información personal no se divulgue a ninguna persona que no tenga derecho a recibirla.

DATOS DE CONTACTO Y SUS DERECHOS DE RECLAMACIÓN
Si tiene alguna duda respecto a este aviso de privacidad o sobre cómo tratamos su información personal, póngase en contacto con [email protected].
Usted goza del derecho a presentar una reclamación en cualquier momento ante la autoridad supervisora competente en materia de protección de datos del país en el que se encuentre.

Marco de privacidad de datos
Pegasystems Inc. cumple con el Marco de privacidad de datos UE-EE. UU. (“DPF UE-EE. UU.”), la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU. y el Marco de privacidad de datos Suiza-EE. UU. (“DPF Suiza-EE. UU.”), conforme lo dispuesto por el Departamento de Comercio de los EE. UU.Pegasystems Inc. cuenta con la certificación del Departamento de Comercio de EE. UU. de que cumple con lo siguiente:

• los principios del Marco de privacidad de datos UE-EE. UU. (Principios del DPF UE-EE. UU.) con respecto al tratamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea y del Reino Unido en virtud del DPF UE-EE. UU. y de la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU.; y

• los Principios del Marco de privacidad de datos Suiza–EE. UU. (Principios del DPF Suiza-EE. UU.) con respecto al tratamiento de los datos personales recibidos de Suiza en virtud del DPF Suiza-EE. UU.

Si existe algún conflicto entre los términos de este aviso de privacidad y los Principios del DPF UE-EE. UU. o los Principios del DPF Suiza-EE. UU., regirán los Principios. Para obtener más información sobre el programa del DPF y ver la certificación de Pegasystems Inc., visite https://www.dataprivacyframework.gov/.
De conformidad con el DPF UE–EE. UU., y de la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU.; y el DPF Suiza-EE. UU., Pegasystems se compromete a cooperar y cumplir con las recomendaciones del panel establecido por las autoridades de protección de datos (DPA) de la UE, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO) y el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información de Suiza (FDPIC) con respecto a las quejas no resueltas relacionadas con nuestro manejo de datos personales recibidos en virtud del DPF UE-EE. UU., y de la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU.; y del DPF Suiza-EE. UU.
Pegasystems Inc. sigue siendo responsable de cualquier información personal suya que se comparta en virtud del Principio de transferencia ulterior con terceros para su procesamiento externo en nuestro nombre, como se describe anteriormente.
Pegasystems Inc. está sujeto a los poderes de investigación y aplicación de la ley de la Comisión Federal de Comercio (FTC) de EE. UU. En determinadas circunstancias, el Marco de privacidad de datos otorga el derecho a recurrir al arbitraje obligatorio para resolver los reclamos que no se hayan resuelto por otros medios, según se describe en el Anexo I de los Principios del Marco de privacidad de datos https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Estado y cambios de este aviso
El presente aviso informativo no forma parte de ningún contrato laboral o de otro tipo de contrato para proporcionar servicios. Podemos actualizarlo en cualquier momento y los cambios aparecerán en esta página.