RGPD - Déclaration de confidentialité pour les candidats

Dernière mise à jour le 11 novembre 2024

Pegasystems, y compris Pegasystems Inc. et ses filiales (« nous », « notre » ou « nos »), s’attache à protéger la confidentialité et la sécurité des informations vous concernant. Le présent avis de confidentialité expose de quelle manière nous collectons vos informations à caractère personnel et vous informe de l'usage qui en sera fait et à quelles fins, à savoir celles des opérations de recrutement (employés, prestataires et stagiaires), ainsi que de leur durée habituelle de conservation. Il vous présente également les informations qui doivent être fournies au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’applique à l’ensemble des postulants dans l’Union européenne, au Royaume-Uni et en Suisse. Pour toute question relative à cete avis de confidentialité, veuillez vous reporter à la section « Coordonnées et droits de réclamation » ci-dessous.

Responsabilité à l’égard des informations vous concernant
Pegasystems Limited et Pegasystems Inc sont, aux fins de traitement de votre candidature, des « responsables du traitement » des informations vous concernant. Dans le cas des postulants à des fonctions basées :

• en Pologne, Pegasystems Software Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce a également la qualité de responsable du traitement ;
• en Allemagne, Pegasystems GmbH est aussi responsable du traitement ;
• en France, Pegasystems France S.A.R.L est aussi responsable du traitement ;
• aux Pays-Bas, Pegasystems B.V. est aussi responsable du traitement;
• en Espagne, Pegasystems, Spain, S.L. est aussi responsable du traitement.

Cela signifie qu’il nous incombe de décider des modalités de détention et d’utilisation des informations vous concernant en tant que postulant(e) à un poste au sein de Pegasystems (que ce soit en qualité de salarié, de prestataire, de collaborateur en formation ou de stagiaire).

Types d'informations que nous détenons à votre sujet
Nous collectons, conservons et utilisons les catégories suivantes d'informations vous concernant au cours de notre procédure de recrutement :

• vos nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres informations de contact ;
• les informations que vous nous avez fournies dans votre CV et votre lettre de motivation ;
• toutes autres informations que vous nous fournissez à l'appui d'une candidature ;
• les informations fournies à la suite de l'évalution d'un tiers ;
• les informations contenues dans votre profil créé sur notre site de carrière externe ;
• les informations issues des entretiens et sélections que vous avez passés ;
• les détails du type de poste que vous recherchez, votre salaire actuel (le cas échéant) et vos prétentions salariales, ainsi que toutes autres conditions liées aux régimes de rémunération et d'avantages sociaux, ou autres préférences en matière d'emploi ;
• les détails concernant les moyens par lesquels vous avez eu connaissance du poste auquel vous postulez ;
• les données de référence et/ou les données obtenues à partir de vérifications du parcours professionnel, des certificats de sécurité dont vous disposez, notamment des informations fournies par des tiers ;
• les informations relatives à tout autre poste antérieur et/ou à l'expérience professionnelle dans notre entreprise ;
• les informations relatives à toutes les certifications professionnelles dont vous disposeriez ;
• si nous vous proposons le remboursement de vos frais en liaison avec le processus de recrutement, et si vous acceptez cette offre, les informations nécessaires à un tel remboursement ;
• les informations relatives à votre droit de travailler ou au respect des conditions requises pour devenir stagiaire ou recevoir une formation, notamment la nationalité ou la citoyenneté, aux fins de délivrance d'un visa ;
• les images recueillies à l’occasion de vos visites dans nos locaux au moyen de systèmes de vidéosurveillance.

Nous pouvons également collecter, conserver et utiliser les « catégories particulières » suivantes des informations personnelles plus sensibles vous concernant :

• des informations sur votre origine nationale, le cas échéant, aux fins de délivrance d'un visa ;
• des informations médicales ou de santé, le cas échéant ;
• des informations sur vos condamnations et infractions pénales, lorsqu'elles sont obligatoires pour la fonction et légalement admissibles (Royaume-Uni uniquement) ;
• des données relatives au suivi des statistiques de diversité si vous choisissez de les partager volontairement, et seulement dans les limites autorisées par la loi.

Mode de collecte des informations vous concernant
Nous recueillons les informations vous concernant des candidats à partir des sources suivantes :

• vous (le candidat) ;
• l'entité qui procède pour nous à la vérification des références dans tous les pays, à l'exception de la Pologne, auprès de laquelle nous collectons les catégories suivantes de données :
  • historique des activités des cinq dernières années (notamment les antécédents d’emploi),
  • plus haut diplôme obtenu,
  • vérification de l'adresse,
• les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels nous coopérons ;
• les fournisseurs de services d'évaluation du recrutement avec lesquels nous coopérons ;
• les références que vous avez citées, auxquelles nous demandons confirmation des postes que vous avez occupés et des dates d'emploi ;
• les éventuels prestataires externes que nous chargeons de publier les annonces de poste ;
• les informations vous concernant, notamment vos coordonnées, votre profil et votre CV (le cas échéant) provenant des sources publiques suivantes : LinkedIn, Xing, , No Fluff Jobs, justjoinit, Indeed et Glassdoor.

Utilisation de vos données à caractère personnel
Les informations vous concernant que nous collectons à votre sujet nous serviront à :

• évaluer vos compétences, vos qualifications, votre conduite au travail et vos aptitudes pour la fonction à laquelle vous postulez, ou pour d'autres postes que nous proposons ;
• effectuer des vérifications de votre parcours et de vos références, le cas échéant ;
• communiquer avec vous concernant la procédure de recrutement, notamment, dans les cas appropriés, pour vous informer d'autres opportunités de carrière dans notre société ;
• organiser des entretiens, au moyen d'un outil d'IA fourni par un tiers ;
• créer des documents relatifs à notre procédure d'embauche ;
• vous aider à obtenir un visa d'immigrant ou un permis de travail, le cas échéant ;
• passer en revue nos pratiques de recrutement, notamment assurer un suivi au niveau de la diversité ;
• vous rembourser les frais supportés par vous en liaison avec le processus de recrutement (s’il y a lieu) ;
• nous conformer aux exigences légales ou réglementaires.

Si vous acceptez un poste dans notre société, les informations collectées au cours de la procédure de recrutement feront partie de votre dossier professionnel.
Il vous incombe d'obtenir l'accord de vos références quant au traitement de leurs données personnelles avant de nous fournir ces dernières.

Utilisation des données sensibles
Nous utilisons vos données sensibles, le cas échéant, selon les modalités suivantes :

• les informations relatives à votre handicap pour déterminer si nous devons apporter des aménagements raisonnables lors de la procédure de recrutement ;
• le cas échéant, les informations sur votre origine nationale aux fins de délivrance d'un visa ;
• les informations relatives à vos condamnations pénales pour les fonctions qui impliquent un niveau élevé de confiance et d'intégrité ou dans les cas où nos clients l'exigent (Royaume-Uni uniquement) ;
• les données relatives aux statistiques de suivi de la diversité seulement dans les limites autorisées par la loi.

Nous ne pouvons utiliser les informations relatives aux condamnations pénales que lorsque la loi nous autorise à le faire. Nous avons mis en place les garanties appropriées pour le traitement de ces données comme la loi l'exige.

Base juridique du traitement des données personnelles et sensibles
L'usage que nous faisons de vos données à caractère personnel se justifie légalement par la poursuite de nos intérêts légitimes, notamment dans le cadre des activités de traitement décrites ci-dessus pour notre procédure de recrutement. Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour la poursuite de nos intérêts légitimes, nous mettons en place les garanties appropriées pour garantir le respect de vos droits fondamentaux comme la loi l'exige.

En matière d'informations vous concernant à caractère sensible, le fondement juridique est votre consentement au traitement de vos données personnelles par nos services pour les besoins du recrutement. Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement à ce traitement. Pour retirer votre consentement, veuillez écrire à l'adresse [email protected]. Dès que nous aurons été avisés de ce retrait, vous serez retiré de notre procédure de recrutement et, conformément à notre politique de conservation des données, nous supprimerons vos données de manière sécurisée, sauf si nous sommes fondés à les traiter pour toute autre raison légale.

Défaut de communication de données à caractère personnel
Si vous ne fournissez pas les informations qui vous sont demandées pour la prise en compte de votre candidature, nous ne pourrons pas donner suite à votre dossier dans notre procédure de recrutement. Par exemple, si nous exigeons une référence pour la fonction envisagée et que vous ne nous communiquez pas les détails nécessaires, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.

PRISE DE DÉCISIONS AUTOMATISÉE
Vous ne serez pas soumis aux décisions entraînant des conséquences légales ou un impact important pour vous sur la seule base d'une prise de décision automatisée.

PARTAGE DE DONNÉES
Motifs de partage de vos données avec des tiers
Nous partagerons vos données avec d'autres sociétés du groupe Pegasystems, ainsi qu'avec certaines personnes de nos services des ressources humaines, de l'informatique et des finances. Au besoin, nous les communiquerons également à nos prestataires en matière de vérification des références et de recrutement. Tous nos prestataires et les autres entités du groupe ont l'obligation de prendre les mesures de sécurité qui s'imposent pour protéger vos données à caractère personnel. Nous n'autorisons aucun de nos fournisseurs de services à utiliser vos données à caractère personnel pour leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de les traiter dans des buts précis et conformément à nos instructions.
Nous pourrons également être amenés à transmettre vos données à des tiers, tels que les autorités locales compétentes en matière d'emploi, les tribunaux, les organismes réglementaires et/ou les forces de l'ordre, dans un souci de conformité avec les lois et règlements en vigueur ou en réponse à une procédure judiciaire. Dans le cas des stages et formations, il est possible que nous ayons également l’obligation de partager vos données avec des entités éducatives, conformément aux lois et règlements en vigueur.

Transfert d’informations en dehors de l’UE/du Royaume-Uni/de la Suisse
Nous transférerons certaines données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet dans les pays suivants extérieurs à l'UE : États-Unis, Royaume-Uni, Inde et Suisse, si l'équipe chargée du recrutement y est partiellement basée. En dehors de la Suisse et du Royaume-Uni, aucune décision d'adéquation n'a été prise par la Commission européenne concernant ces pays, ce qui signifie qu'ils ne sont pas présumés assurer un niveau de protection adéquat pour vos données à caractère personnel.

Cependant, pour garantir malgré tout une protection adéquate, nous avons mis en place des accords intragroupe comportant des clauses contractuelles standard avec les entités situées en dehors de l'UE. Ce mécanisme est approuvé par la Commission européenne pour assurer une protection appropriée.

Pegasystems Inc. présente sa conformité au programme DPF (Data Privacy Framework, ou cadre de protection des données) dans la partie « Data Privacy Framework ».

SÉCURITÉ DES DONNÉES
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter toute perte accidentelle, utilisation ou consultation non autorisée, modification ou divulgation de vos données à caractère personnel. En outre, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, sous-traitants et autres tiers qui en ont besoin à des fins commerciales. Ces personnes traiteront vos données uniquement sur nos instructions et sont soumises à une obligation de confidentialité.

CONSERVATION DES DONNÉES
Pendant combien de temps allez-vous utiliser mes informations ?
Nous conserverons vos informations aussi longtemps que nous le permettent le droit applicable et notre politique de conservation. Cette durée de conservation nous permet de respecter les obligations légales. À l'issue de cette période, nous détruirons vos données personnelles de façon sécurisée, conformément aux lois et réglementations en vigueur.
Si nous souhaitons conserver vos données au motif qu'une nouvelle opportunité répondant à vos qualifications pourrait se présenter ultérieurement, nous vous contacterons séparément afin de recueillir votre consentement explicite à la conservation de vos données pour une période déterminée.

DROITS D'ACCÈS, CORRECTION, EFFACEMENT, LIMITATION ET TRANSFÉRABILITÉ
Votre responsabilité de nous informer d'éventuels changements
Il est important que les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient exactes. Veuillez nous tenir informés de tout changement survenu dans vos données personnelles au cours de notre procédure de recrutement.

Vos droits en rapport avec les données à caractère personnel
Conformément à la législation en vigueur, vous pouvez être en droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles. Vous pouvez ainsi recevoir une copie des données que nous détenons à votre sujet et vérifier que nous les traitons de façon licite.
• Demander la rectification des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez ainsi faire corriger les éventuelles informations incomplètes ou erronées que nous détenons à votre sujet.
• Demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer ou retirer des données personnelles si nous n'avons aucun motif valable de poursuivre leur traitement. Vous êtes également fondé à nous demander de supprimer ou retirer des données personnelles pour lesquelles vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et que votre situation particulière justifie que vous vous opposiez à tout traitement pour ce motif.
• Demander une limitation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez à ce titre nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous souhaitez que nous vérifiions leur exactitude ou déterminions le motif du traitement.
• Demander le transfert de vos données personnelles à vous-même ou à un tiers (droit de transférabilité).

Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger des informations à caractère personnel ou demander leur suppression, vous opposer à leur traitement ou nous demander d'en transférer une copie à un tiers, veuillez écrire à l'adresse [email protected].

Aucuns frais requis en principe
Vous n'avez pas de frais à acquitter pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer les autres droits y afférents). Cependant, nous pourrons facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pourrons refuser d'accéder à la demande dans ces conditions.

Informations dont nous pouvons avoir besoin
Nous sommes susceptibles de vous demander des informations spécifiques afin de vérifier votre identité et de garantir votre droit d'accéder aux données (ou d'exercer vos autres droits). Cette autre mesure de sécurité permet de s'assurer qu'aucune donnée personnelle n'est divulguée aux personnes non habilitées.

COORDONNÉES ET DROITS EN MATIERE DE RÉCLAMATION
Si vous avez des questions sur cet avis de confidentialité ou sur notre traitement de vos données personnelles, veuillez nous écrire à l'adresse [email protected].
Vous avez le droit de formuler une réclamation à tout moment auprès de l'autorité de contrôle compétente pour les questions relevant de la protection des données dans votre pays de résidence.

Data Privacy Framework
Pegasystems Inc. respecte le cadre de protection des données UE-États-Unis (« DPF UE-États-Unis »), l’extension du DPF UE-États-Unis au Royaume-Uni et le cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« DPF Suisse-États-Unis ») tel que défini par le ministère du Commerce des États-Unis.Pegasystems Inc. a déclaré au ministère du Commerce des États-Unis qu’il respectait :

• les principes du cadre de protection des données UE-États-Unis (« Principes du DPF UE-États-Unis ») s’agissant du traitement des données à caractère personnel en provenance de l’Union européenne et du Royaume-Uni, en s’appuyant sur le DPF UE-États-Unis et l’extension du DPF UE-États-Unis au Royaume-Uni ; et
• les principes du cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« Principes du DPF Suisse-États-Unis ») s’agissant du traitement des données à caractère personnel en provenance de la Suisse, en s’appuyant sur le DPF Suisse-États-Unis.

En cas de conflit entre les conditions de la présente déclaration de confidentialité et les Principes du DPF UE-États-Unis et/ou les Principes du DPF Suisse-États-Unis, les Principes prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme DPF et pour consulter la certification de Pegasystems Inc., rendez-vous sur le site https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Conformément au DPF UE-États-Unis, à l’extension du DPF UE-États-Unis au Royaume-Uni, et au DPF Suisse-États-Unis, Pegasystems s’engage à coopérer et suivre les conseils du panel établi par les autorités de protection des données (APD) de l’UE, l’Information Commissioner’s Office (ICO) du Royaume-Uni et le Préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence (PFPDT) s’agissant des réclamations non résolues relatives à notre traitement des données à caractère personnel fondé sur le DPF UE-États-Unis, l’extension du DPF UE-États-Unis au Royaume-Uni et le DPF Suisse-États-Unis.

Pegasystems Inc. demeure responsable de vos données à caractère personnel partagées avec des tiers en vertu du principe de transfert ultérieur en vue d'un traitement externe pour notre compte, tel que décrit ci-dessus.

Pegasystems Inc. est soumis aux pouvoirs d'enquête et d'exécution de la Federal Trade Commission (FTC) des États-Unis. Dans certaines circonstances, le cadre de protection des données prévoit le droit d’invoquer un arbitrage exécutoire pour régler les différends non résolus par d’autres moyens, comme le décrit l’annexe I des principes du cadre de protection des données (https://www.dataprivacyframework.gov/s/).

Statut et modifications du présent avis
Le présent avis ne fait partie d'aucun contrat de travail ni d'aucun autre contrat de fourniture de services. Nous pouvons le mettre à jour à tout moment. Les modifications apparaîtront alors sur cette page.